Een nieuwe recente studie die in opdracht van Ricoh is gedaan, toont aan dat Europese bedrijven het moeilijk hebben om het tempo van door technologie gestuurde veranderingen aan te houden. Maar liefst 82% van de werknemers van Europese bedrijven zegt dat de manier waarop ze werken gedateerd is en dat ze daardoor minder efficiënt en doeltreffend kunnen werken dan eigenlijk mogelijk is. Dit heeft ongetwijfeld impact op de mogelijkheid om inkomsten te laten stijgen, winst te verhogen en klanten in de toekomst beter van dienst te zijn.

Het rapport, deel drie van de Ricoh Document Governance Index 2012, uitgevoerd door Coleman Parkes Research in opdracht van Ricoh, geeft inzicht in hoe werknemers echt denken over de beste manieren om het hoofd te bieden aan de uitdagingen van vandaag de dag, met name het creëren van een meer geglobaliseerde en mobiele werkomgeving waar samenwerking centraal staat.

Volgens de respondenten gaat het antwoord verder dan het louter implementeren van nieuwe technologieën en samenwerkingstools. Op de vraag wat het meest positieve effect zou hebben op de processen waarmee ze werken, verkiest amper één procent van de werknemers samenwerkingstools en zegt slechts vier procent dat meer investeringen in de nieuwste technologieën de juiste oplossing zijn. In plaats daarvan raden werknemers aan dat werkmethoden regelmatiger gecontroleerd worden en dat er meer ondersteuning van executives nodig is voor de controle op alle veranderingen aan de bedrijfskritieke documentprocessen, die aan de basis liggen van de afdelingen Finance, HR en Procurement.

De resultaten van het onderzoek wijzen ook op een duidelijk verschil in perceptie op executiveniveau en de realiteit die werknemers op de werkvloer ervaren. Meer dan 90 procent van C-level executives/directeuren zegt dat werknemers regelmatig om feedback wordt gevraagd en dat er voldoende training is bij de introductie van nieuwe hardware of software. Het is echter zo dat maar 77 procent van de werknemers aangeeft dat hun feedback wordt gevraagd voor en na de introductie van nieuwe technologie; bovendien zegt slechts 76 procent dat ze training hiervoor ontvangen.

“Medewerkers zijn het kloppend hart van elke organisatie en werknemers doen een duidelijke oproep aan het senior management om meer grip te krijgen op de documentprocessen die hun dagelijkse functie ondersteunen. Zakelijke leiders zouden vertrouwd moeten zijn met de noodzaak van een proces voor change-management wanneer ze een nieuwe werkmethode introduceren, maar het blijkt dat in veel bedrijven over heel Europa dit zelden of nooit gebeurt. Het resultaat is dat werknemers zich buitengesloten voelen als er beslissingen worden genomen die een effect hebben op hun werkmethoden. Hierdoor riskeren bedrijven dat nieuwe investeringen niet optimaal benut worden” zegt Mark Boelhouwer, Director Strategy & Operations bij Ricoh Nederland.

“Bedrijven moeten de kans grijpen om beter naar hun werknemers te luisteren en tijdens elke stap in het proces met hen te overleggen, zodat hun kennis en ervaring optimaal wordt benut. Het zijn de werknemers die iedere dag actief met documentprocessen werken. Daarom zijn net zij zo belangrijk en moeten van begin tot eind betrokken worden bij elke verbetering aan documentprocessen.”

Download het onderzoek of lees er hier meer over.

Over de Ricoh Document Governance Index 2012

Een nieuw perspectief: Ricoh Document Governance Index 2012 is een onafhankelijke onderzoeksstudie die werd uitgevoerd door Coleman Parkes Research in opdracht van Ricoh Europe PLC. Het levert een frisse nieuwe kijk op hoe bedrijfskritieke documentprocessen in heel Europa worden beheerd en het bouwt verder op de vorige Indexen van Ricoh: de Ricoh Document Government Index 2009 en de Ricoh Process Efficiency Index 2011.

Het onderzoek richt zich op bedrijfskritieke documentprocessen; dit zijn de basisinteracties in een organisatie die zich regelmatig en continu voordoen. Er kunnen veel documenten mee gemoeid zijn, maar het belangrijkste punt is dat ze een rechtstreekse impact hebben op de interactie met klanten en werknemers. Ze omvatten documentprocessen binnen HR, financieel management en financiële rapportage, inkoop, debiteuren en crediteuren.

Het onderzoek bestond uit 1075 interviews met C-level executives, directeuren en andere werknemers van grote (meer dan 1000 werknemers), middelgrote (500-999 werknemers) en kleine (minder dan 500 werknemers) organisaties in België, Frankrijk, Duitsland, Italië, Nederland, Scandinavië (Zweden, Finland, Noorwegen en Denemarken), Spanje, Zwitserland, het Verenigd Koninkrijk en Ierland.

De organisaties zijn actief in de sectoren onderwijs, legal, energie, gezondheidszorg, de publieke sector, verkoopssector, productie en de financiële dienstensector. Er werden ook kwalitatieve interviews uitgevoerd met Europese C-level executives om meer inzicht te krijgen in hoe ze hun bedrijfskritieke documentprocessen beheren.

Download het onderzoek hier.

Over Ricoh

Ricoh is een wereldwijd opererend technologiebedrijf, gespecialiseerd in breed inzetbare scanoplossingen voor kantooromgevingen, production printing, documentmanagement systemen en IT-diensten. Het hoofdkantoor van de Ricoh Group is gevestigd in Tokio en is actief in meer dan 200 landen en regio’s. In het financiële jaar dat afliep op 31 maart 2011 realiseerde de Ricoh Group wereldwijd een verkoopomzet van 1.942 miljard yen (ongeveer 23 miljard USD).

Het grootse deel van de omzet van het bedrijf wordt behaald uit producten, oplossingen en diensten die de interactie tussen mensen en informatie verbeteren. Ricoh ontwikkelt en produceert daarnaast bekroonde digitale camera’s en gespecialiseerde industriële producten. Het bedrijf staat bekend om de hoge technologische kwaliteit, het uitzonderlijke niveau van zijn klantenservice en initiatieven op het gebied van duurzaamheid.

Vanuit de tagline imagine. change. helpt Ricoh organisaties de manier waarop ze werken te transformeren en te optimaliseren, en daarbij gebruik te maken van de collectieve verbeeldingskracht van hun medewerkers.

Ga voor meer informatie naar http://www.ricoh.nl